خلاصه در لغت: خالص؛ برگزیده؛ منتخب
چکیده: نوشته‌ای است از مهم‌ترین مطالب یک کتاب یا یک مقاله و متن که به طور خلاصه تهیه شده است.
خلاصه نمودن در اصطلاح اداری: یعنی خلاصه نمودن گزارش‌ها، طرح‌ها، نامه‌ها، مقاله‌های مرتبط با وظایف، قوانین و مقررات، آئین‌نامه‌ها و بخشنامه‌ها، به طوری که در کوتاه‌ترین زمان ممکن مدیران، پیام‌های مهم را دریافت و به سهولت بتوانند تصمیم‌گیری نمایند.
فواید و اهداف اصلی تلخیص:
1) کمک به مدیران در جهت ایجاد و سهولت در دستیابی به اطلاعات .
2) صرفه جویی در وقت مدیران.
3)سلامت جسمی و روحی مدیران.
4)دسترسی جامع مدیران بر قوانین و مقررات و دستورالعمل ها.
5) کمک رسانی به مدیران در تصمیم گیری صحیح و به موقع.
عوامل موثر در تهیه و پدید آوردن خلاصه :
الف) استفاده کننده از خلاصه
ب) تهیه کننده خلاصه (خلاصه کننده)
الف) استفاده کننده از خلاصه:
1] مدیران
2]اساتید و پژوهشگران
3] دانشجویان
4] همه کسانی که در جستجوی مطالب علمی اند.
ب) تهیه کننده خلاصه (خلاصه کننده):
1]در ادارات و سازمان ها: کارشناسان، کارکنان، ...
2] در کتابخانه ها: کتابداران، مطالعه کنندگان کتابخانه ای
3]محققان ، مدرسان ، دانشجویان
4]نویسندگان، پژوهشگران
5] مدیران، اساتید، روحانیون، ... جهت ایراد سخنرانی
شرایط خلاصه کنندگان:
1)باید علاقه مند باشد.
2) باید از دانش کافی برخوردار باشد.
3)خوش خط باشد.
4) امین و امانت دار باشد.
5) سریع الانتقال باشد.
6) آگاه به اهداف سازمان و مسائل کاری آن مجموعه باشد.
7)منظم و موقعیت شناس باشد.
8)بر موضوعات تسلط و اشراف داشته باشد.